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协同平台

协同平台管理解决方案

 

关键管理目标

  随着国内改革开放三十多年来,社会的不断进步和经济的飞速发展,很多企业从最初的单体公司快速扩张成为集团性企业或者多元化业务经营公司。但随着企业的发展,组织变化和人员扩充愈加频繁,进而企业内部组织间、人与人之间的协调与沟通,都会产生这样或者那样的管理疑问或者沟通效率障碍。
  另一方面,企业从采用信息化系统管理开始,在企业管理和个人办公层面,信息量不断扩张,各类数据信息存储形式也趋于多元化,而企业内部交流的手段和通讯方式也多样化,比如:邮件、即时通讯、手持终端等等。在企业的信息化全员参与大环境背景下,企业管理者和信息化负责人,对于长期的信息规划及全体职员的协同办公都会充满期望和疑惑。
    
               
 
   
     在此背景下,企业面对不断扩展的业务和管理的复杂化,对业务流程化的协同管理需求逐步显著。随着企业管理软件的应用领域不断扩充,独立系统和企业集成门户等矛盾逐步明显:集团性企业的系统庞大、功能繁多,对快捷易用的需求突出;移动商务需要切实的参与业务处理,而不是一个信息终端;业务千变万化,软件产品必须适应不断变化的企业需求。在集团范围内,公司和个人在组织协调、协同办公和集团信息化系统管理中存在的普遍需求包括:
  • 随着集团规模越来越大,业务管理流程愈趋于复杂,随着业务的不断调整流程也在不断改变,集团内各公司对办公业务流程管理和执行相对困难,无法使管理流程规范化、标准化,员工也对公司管理流程和管理目的无法清晰的理解;
  • 集团企业管理层级多,总部、分子公司相互之间的信息传递缓慢,且经常出现不对称传递的情况。分子公司中,由于信息化的程度不一,并且已经实现了协同信息化的公司也存在各自独立的系统,不能实现集团内分子公司间的信息共享和交流,造成了实际上的信息孤岛;
  • 集团内分子公司分布在各地,且经常有员工出差,怎么保证我们的员工随时随地的使用系统;协同管理系统是全员应用的系统,如果每个用户的客户端都需要安装维护,会造成IT维护的成本急剧攀升;

 

在此背景下,企业面对不断扩展的业务和管理的复杂化,对业务流程化的协同管理需求逐步显著。随着企业管理软件的应用领域不断扩充,独立系统和企业集成门户等矛盾逐步明显:集团性企业的系统庞大、功能繁多,对快捷易用的需求突出;移动商务需要切实的参与业务处理,而不是一个信息终端;业务千变万化,软件产品必须适应不断变化的企业需求。在集团范围内,公司和个人在组织协调、协同办公和集团信息化系统管理中存在的普遍需求包括:
  • 随着集团规模越来越大,业务管理流程愈趋于复杂,随着业务的不断调整流程也在不断改变,集团内各公司对办公业务流程管理和执行相对困难,无法使管理流程规范化、标准化,员工也对公司管理流程和管理目的无法清晰的理解;
  • 集团企业管理层级多,总部、分子公司相互之间的信息传递缓慢,且经常出现不对称传递的情况。分子公司中,由于信息化的程度不一,并且已经实现了协同信息化的公司也存在各自独立的系统,不能实现集团内分子公司间的信息共享和交流,造成了实际上的信息孤岛;
  • 集团内分子公司分布在各地,且经常有员工出差,怎么保证我们的员工随时随地的使用系统;协同管理系统是全员应用的系统,如果每个用户的客户端都需要安装维护,会造成IT维护的成本急剧攀升;
  • 传统的公文交换方式主要采用邮递和直接送达方式传递红头文件,从而实现上传下达。这种方式虽然在不断改进,但是无法革除其固有的、与生俱来的弊端,如速度慢、易泄密、易丢失、成本高等。随着企业信息化程度的提高,集团期望通过协同管理系统,实现公文的电子化管理和集团内部的电子化自动分发,以提高集团的行政效率,增加行政的透明度;
  • 集团内的会议室、车辆等办公资源都是通过专门的人员手工在管理预订和排程,由于预订人无法即时了解资源的忙闲状态,时常出现资源的预订冲突;
  • 全集团范围内,需要实现内分子公司相互之间的文件共享;员工的文档要么就是保存在自己的电脑上,要么就通过邮件实现内部的传递,文档基本处于无序状态;
  • 各项报销时,报销人需要清楚一笔费用报销了多少,还剩余多少,是否会超出。在审批时,审批者需要清楚能否审批这笔费用,是否在部门的预算范围内?审批的依据又是什么?财务处理时,需要知道凭证和付款单对应的是哪笔费用;
  • 企业中不同角色的用户需要不同的信息门户,来满足对于每个岗位不同的工作特色和管理需要。各业务系统间需要进行业务集成。集团内的消息和任务需要统一规范处理。
   管理思路
 
  企业信息化的过程都是从单纯解决一个业务功能(business)问题,到解决企业内部业务流程问题,再扩展到解决不同业务流程的关联互动问题。也就是说,目前,信息系统集成应用的核心是业务的集成和业务的协同。而实现这一协同应用的基础展现工具就是企业信息门户,实现业务与业务之间的协同应用也需要有一个统一的业务协同管理平台。
 
            
 
 

 

 

 

 

    从企业的协同管理范畴来讲,一般分为四个大的领域,包括人员、流程、信息和技术。人员协同领域,包括管理沟通、电子、在线交流、协同空间如现在的博客,另外还有人员集合组成的团队之间的协作,也就是近代企业的组织建立的必然结果。同时,企业管理随着业务的特色不同,企业的核心管理流程也存在不同的差异,那么管理流程也就成为企业协同管理的核心内容,我们谈到的流程管理,就包括流程驱动、流程运行中的监控管理、流程优化、流程的统计、执行效率分析等等。信息化高速发展的今天,企业的运营管理数据、政策法规、公文、文档和公告等都在不断更新和变化,这就造成这些数据的分类管理、信息共享庞杂,不宜搜索,因此信息最重要的内容就是,怎样更好的进行管理和利用。在协同管理信息化技术越来越先进、应用产品越来越成熟的今天,怎样更好的为企业的协同管理服务、更高效的为企业员工或组织提供帮助,成为信息化技术供应商的关键规划目标。
  金蝶协同管理解决方案结合先进的协同管理思想和六十万家客户的管理实践,以办公管理为基础,以业务集成为手段,以协同管理为目标,为集团性企业提供人员、信息、流程、技术全方位的解决方案。
  根据协同管理应用的纬度,金蝶EAS把协同管理分为人员、流程、信息的协同应用,而对于这几个层面再细化到应用范畴,又分为个人办公、团队协作、行政办公、知识管理等四个方面:
   
                
 
     
因此,在个人办公、团队协作、行政办公、知识管理等四个方面,把具体的协同管理功能进行划分:
  个人办公
  个人在日常工作中的内容,一般会包括移动应用、邮件集成、日程计划、通讯录、即时沟通等方面,通过这些办公方式,快速提高工作效率和协作办公能力。为终端用户提供一种简单、易于使用的管理软件操作场所;
  团队协作
  各类业务和管理工作的执行、落实都是依靠团队。团队的协作是经营目标达成质量和效果的保障。企业组织也是为了提高企业的生产率而设置的,也就是围绕企业核心业务高效的进行团队协同办公,组织协同的主要方式是工作和任务协同,包括统一任务目标、团队组织、关键事件、文档共享、进度跟踪等内容。
  行政办公
  行政办公是业务目标的衍生,是为达成企业经营目标而服务的。所以说,企业的任何行政办公行为,都是和业务运作紧密相关。在日常的行政办公中,将收发文、企业办公资源管理(车辆管理、会议、物品、低值易耗管理等)、行政审批管理(请销假、费用报销、差旅流程、申请等)通过统一的权限和技术平台,完全整合起来。真正实现行政办公和企业ERP业务的一体化运行。
  知识管理
  企业运作中的文档、报告、提案、新闻、论文、音视频等等构成了整个无形资产体系,对这些无形资产的管理就是企业知识管理。为企业管理理念传承、企业文化积累、技术和管理的创新提供内容支持。根据现代知识管理理论和分类标准,把知识管理按照应用方式和目标分为档案馆管理和知识库管理,知识库管理是企业应用的重点。规章制度、新闻公告、办公文档、技术创新、全文检索等内容均属于知识库管理范畴。
核心业务解决方案
 
   概述
 
  金蝶EAS协同管理解决方案,为企业的组织与个人提供消息管理、行政管理、公文管理和文档管理等全面协同应用,帮助企业所有员工更直观、便捷、高效的进行日常的行政办公和业务处理工作,并通过管理门户的集成应用,帮助企业管理者实时掌控集团企业全面经营信息和关键指标,为企业运营决策提供准确可靠的依据。
  作为集团性企业,信息化系统集中应用管理,属于企业管理信息化战略的高效办公和全员协作的基础建设,因此,金蝶从人员、流程、信息、技术等四个层面为集团企业提供了全面的协同管理,高效运营解决方案。
 
  人员协作与沟通
 
  金蝶EAS协同管理解决方案,以人为本,从企业信息系统的使用者,即从不同的企业管理应用角色,来划分相应的操作功能和运转流程,更加高效的为企业协同办公服务。
  把协同管理应用的主要涉众分为以下三类角色,包括高层领导、中层领导、员工等,根据此四类角色的办公流程管理与执行和信息共享与利用的特色以及关注层面,把费用管理、办公用品、会议管理、日程管理、收发文、档案文档、车辆管理等进行了操作划分。在同一功能模块,不同的参与者,对于业务处理的步骤和关注是不同的。例如,高层领导关注全集团运行数据的准确性和偏差出现的具体公司和相关责任负责人;中层管理关注公司的主管业务数据的处理过程和各下属组织的运转情况;一般员工,关注目前未完成的任务和已经完成的任务的具体数据信息。
  个人与组织的协同,在协同管理的流程中心能够充分表现,例如:张三作为采购专员,可以时刻跟踪自己的采购订单审批流程所处的环节,也可以及时收到库存不足的预警消息,来及时地进行采购。
 
          
 
    
   业务与财务协同的费用报销
  费用报销系统,是协同管理的一个应用模块,主要解决日常办公中的费用报销问题,如出差,各种用途的借款或费用申请等。费用报销利用工作流和单据转换把日常办公中的业务和财务模块集成在了一起,实现了业务、财务一体化,也体现了EAS系统模块之间的协作。
  业务协作的重点是业务,核心是协作、协同。即起点是业务,通过消息中心的整合,将各种业务集中至协同平台中来办理,以达到协作的意义。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能。包含出差申请、借款、费用申请、费用报销等,同时集成了财务的全面预算及全面转化为财务的付款单与凭证等业务。即基本实现了业务与财务的一体化。将来业务协作将有更多的扩展应用。
  包括出差、培训、办公、电话费等报销,并且可以根据企业个性化管理特色需求自行定制,也可以直接使用标准的单据进行相关配置。
  
            
 
    
    矩阵式管理的行政审批
  行政审批模块为用户提供各类日常行政审批业务的自定义功能。用户可以根据具体业务需要,使用office工具定义参与审批的单据样式。自定义的单据和金蝶BOS的工作流相结合,完成各类日常行政审批业务。
 
       
 
    
   集成统一的管理门户
  协同平台作为EAS系统的数据采集、包装、发布的统一平台,面向前端用户提供最准确、最直接、最有效的系统信息、报表和其他的管理数据作为企业经营决策的关键信息,在各个环节都发挥着重要作用。但是,在一般的ERP系统中报表和其他的一些经营管理数据往往散落在各个专业业务领域,其整理、获取都很不方便,对于企业管理者,更需要在第一时间掌握经营动态和组织变化。
 
         
 
 
    
    金蝶EAS各个业务系统均会产生大量报表,其中包括固定报表、合并报表、自定义报表等等,需要一个方便、统一的平台对报表做集中的展现,企业中的不同领域业务人员和管理人员就决定了报表的发布对象是分角色的。报表发布就是要做到不同的报表以不同的形式发布给合适的人。真正做到信息的推式生成,减少管理者的系统操作复杂度和时间。
 
                    

 

     
     随着EAS系统大量使用于企业的管理,企业在实施了业务流程自动化之后,一个突出的问题被摆在了眼前――如何将企业的业务信息及时、精炼、明确地陈述给管理层?管理驾驶舱是基于业务数据,进行智能化分析的工具,通过它将业务数据变成智能信息,来帮助经营者和决策层做出判断;同时,管理驾驶舱也是管理者制定发展方向,编制未来规划的信息支持,为管理者提供了数据的挖掘、整理、分析的功能。
  管理驾驶舱的提示和预警功能又保证了在第一时间及时发现问题、分析问题进而快速解决问题。简易的使用方式也是其能真正发挥作用的保证。
  多种形式结合的业务协作
  协同管理中的业务协作主要提供了对日常业务的费用控制过程,同时与财务集成,实现了对费用类业务的完全控制和预算控制。从具体来说,业务协同子系统主要包含了费用申请流程、借款流程和报销流程,同时还扩展了出差申请流程。当然,在业务协作模块中,通过自定义的工作流平台,用户可以扩展任意的行政审批单据。
  下面是一个简单的业务协作示意,通过这个案例简单描述一下业务协作的过程,让大家更加清晰的了解业务协作在金蝶EAS协同管理中的具体应用操作流程。
    
                            
 
    
    上图描述了整个业务协作的大流程:业务协作通过费用申请流程、借款流程和费用报销流程过来实现对费用类业务的审批和控制,他们包括如下可能的流程:
  费用申请――费用报销――财务
  费用申请――借款――费用报销――财务
  借款――费用报销――财务
  出差(或者其他业务)――费用申请――费用报销(或者借款――费用报销)――财务
  出差(或者其他业务)――借款――费用报销――财务
  出差(或者其他业务)――费用报销――财务
  这些流程满足了用户对费用支出的不同工作流程。用户通过工作流平台和BOTP等工具,也可以根据实际需要配置相应的自定义工作流程。
 
   信息的共享与利用
 
  高效应用的会议管理
  会议管理模块是帮助企业对生产经营中的各种会议进行管理的平台。主要功能包括例会方案设置、会议安排、会议调度、会议纪要、会议决议的跟踪情况反馈等,该系统对会议的全过程进行了完整的管理,实现了会议的内容可追溯。
  会议管理的业务流程:由会议申请或例会方案新增会议,新增会议信息包括会议内容、主持人、参会人、召集人、记录人、会议开始时间、会议结束时间及会议室预定。新增会议后,系统自动以邮件、短信、消息等方式发送会议通知给会议参与人,在会议开始时间前,会议申请人、会议管理员可以更改会议、调度会议资源和取消会议,并将更改信息发通知给会议参与人。会议召开后,参会人可以编写会议纪要并提交会议管理员审批,会议申请人和会议管理员维护会议决议执行情况跟踪,系统自动将会议纪要信息、会议决议执行情况踪信息发通知给会议参与人。
  对会议的全过程实现智能化管理,适用于企业办公室对于会议进行统一组织、管理的所有会议,并可灵活地通过公告栏、即时消息、手机短信等方式进行通知,使会议计划以快捷的方式传播给与会人员。
  会议管理的功能包括会议室资源预约,会议计划、会议通知、与会应答、会议纪要:
 
                        
 
  • 会议资源:与会议室管理有机结合起来,可实时查看会议室的名称、容纳人数、位置等信息,便于会议时间地点的确定和会议室预订;
  • 会议计划:新建增一个会议计划,登记会议主题、与会时间、主持人、参与人、会议议程等信息;
  • 会议通知:以公告通知、即时消息、手机短信等多种方式进行会议通知;
  • 会议纪要:对正在召开或已经结束的会议,会议组织部门可以形成会议纪要、会议决议等内容,会议组织者及与会人员可以查看会议纪要的内容;
  • 会议查询:一般与会人员可以查询本人参加的会议信息;会议组织者或管理者,可以查询到权限范围内的会议信息。
  集团内规范化的公文管理 
  公文管理以工作流为基础,结合企业的办事、办文及相关管理规范,对需要多个部门、相关领导共同来审批办理某份文件、某项申请进行处理。它既可以处理企业日常的文件收发,也可以完成其它事项的申请或审批工作,处理范围涵盖企业现有的各种文件及事务办理。同时,提供对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制,方便企业主管部门及领导及时掌握执行情况。
    对于集团企业来说,集团范围的公文收发的转换和跨组织应用非常重要。金蝶提供的公文管理能够满足集团性企业的需要,这不同于传统的公文交换方式主要采用邮递和直接送达方式传递红头文件,从而实现上传下达。
  这种方式虽然在不断改进,但是无法革除其固有的、与生俱来的弊端,如速度慢、易泄密、易丢失、成本高等。
  随着企业信息化程度的提高,集团期望通过协同管理系统,实现公文的电子化管理和集团内部的电子化自动分发,以提高集团的行政效率,增加行政的透明度。金蝶提供公文的主送、抄送、报送可以在公文分发时即时、自动的传递到收文单位的机要员的收件箱,并通过系统的自动公文交换,收文单位的机要员在收件夹可以直接查看接收到的公文。 
 
 
 
 
 
   
  全盘可控的车辆管理
  车辆管理模块是帮助企业对车辆进行管理、调度派车的平台。主要功能包括基础设置、车辆申请、申请单审批、车辆调度派车、出车反馈等功能,该系统对车辆的使用情况进行了全面的管理,全程掌握车辆的使用情况,提高车辆的利用率。
  车辆管理的业务流程如下:车辆使用人员提出用车申请,车辆调度员根据车辆使用情况进行车辆调度,调度时可以修改申请车辆、出车时间,同意派车后生成派车单进行派车,车辆返还后车辆调度员录入出车反馈单。
 
            
  
 
   流程管理与执行
 
  金蝶EAS提供企业流程的全程监控管理和执行分析等功能,在协同管理中的流程中心提供了处理流程、查询流程、定制用户常用流程、流程监控和流程统计分析的功能,为用户提供了以流程为驱动的工作方式,通过流程中心,用户可以方便的跟踪和处理相关的工作流程。同时,通过流程统计分析功能,可以对流程的效率进行统计和分析,从而为用户优化流程和提高流程效率提供数据依据。
 
  流程中心提供了如下的工作流程
  • 从流程中心定义自己的常用流程;
  • 从流程中心处理自己的待办流程;
  • 从流程中心跟踪自己发起的工作流程;
  • 从流程中心统计和分析所有流程的效率。
 
 
  流程中心提供了如下功能
  • 提供了所有流程导航功能。用户可以从所有流程导航查询所有自己有权限的流程。管理员可以置流程分类,以便于查询流程;
  • 提供我的常用流程导航,可以定制自己的常用流程,并且在首页我的工作台显示;
  • 提供流程监控导航,用户可以从我的待办导航中处理需要自己处理的流程;可以从我的在办导航中跟踪自己发起的流程执行情况。
  提供流程分析导航,提供流程统计功能,用户可以对自己处理过的流程进行统计和分析,主管可以对自己部门的流程进行统计和分析,可以按类别的不同状态统计(已处理、未处理、超期、催办)流程的数量和平均处理天数,并且可以查看流程明细;提供流程效率分析功能,可以针对每个流程统计不同流程环节的平均执行时间、最大最小执行时间,并且可以查看相关的流程明细。
技术的保障与创新
  金蝶EAS协同管理解决方案提供先进的技术框架和不断创新的管理手段,在企业管理发生变革或战略进行调整后,能够快速响应,进行系统的组织架构变更和人员调整,并稳健保障企业的信息化协作与沟通的时效性、准确性和规范化操作。
 
                     
 
  单点登录
  单一登录技术是一种认证和授权机制,它允许用户只登录系统一次,而后在授权许可范围内访问其他连接的系统时,无需再进行登录。
  金蝶EAS管理门户登录到一个Portal系统的过程操作简单:输入用户身份名,然后再输入口令。登录系统,首先是认证过程,认证发生在系统验证登录的实体(人或程序)是否是与这个用户身份相关的实体时,认证通常通过将口令与用户的ID匹配来实现。
  由于SSO涉及到对很多访问权限的授权,因此非常重要的一点是保证单一认证过程的安全。确保做到这点的一条途径是用数字证书来代替静态的用户ID/口令对,如RSA Security公司提供的SecurID卡。这类证书为每次登录生成不同的一次性使用的口令,并且将生成的口令在网络上加密传输。这使得攻击者实际不可能发现可使用的口令。基于证书的认证还防止绕过SSO直接登录到次级系统的企图。
  用户ID/口令对也被加密(如可以使用Kerkeros算法)以防止监测攻击。SSO还可以支持两重或三重认证,将口令、证书甚至生物特征等认证工具组合在一起使用。
  实现认证和授权的集成还简化了雇员离开公司后的清洗工作。管理人员不用再跟踪雇员可能访问过的所有系统和资源,只要简单地删除掉这名雇员的SSO账户就行了。
 
  无处不在的移动应用
 
  没有引入无线应用技术之前,用户的任何操作活动都需要登录应用系统才可以进行,因此当领导出差,则很多的审批流程被搁置,当公司员工出差在外就不知道自己申请的在办事宜进展情况。各种各样的情况造成离开应用系统就不能处理业务,极大地影响了企业的工作效率。EAS管理门户的移动商务的应用将有效的解决这些问题,提高企业的办公效率。
  EAS移动商务主要以日常事务的查询、审批、通知三个方面,辅以短信预警通知、短消息中心,打破了时空和地域的界限,让用户随时随地可以处理各种办公事宜,帮助企业创造更高的价值。
  移动应用提供了如下功能:
  • 流程中心:用户发送短信查询我的在办;收到短信后可以继续查询任务明细,然后针对任务明细进行短信催办;也可以在EAS系统的流程中心进行短信催办。当前任务处理人收到短信后,可以直接进行短信审批,并且支持手机的工作流多级审批;
  • 消息中心:工作流可以发送各种通知到EAS的消息中心,也发送到被通知人的手机;
  • 短消息中心:作为EAS管理沟通的子功能,EAS管理门户系统框架支持随时发送短信,门户Portlet也可以发送短信,该功能和企业通讯录集成;
  • 内容管理:内容管理的文档在发布时系统会发送短信通知有权限阅读的用户。该功能可以有效的加强企业内部的知识交流和知识共享;
  • 预警平台:可以对协同平台的业务进行预警设置,当设置的预警条件被触发时,系统会自动发送短信到预警接收人的手机上,以便及时处理。
            
 
                        
 
 
 
  方便快捷的搜索引擎
 
  管理门户提供自己的全文搜索引擎,可以对管理门户信息和业务信息进行全文搜索。全文搜索提供如下功能:
  • 提供对内容管理的所有内容进行全文搜索,包括附件;
  • 对附件的全文搜索是可扩展的,支持所有编码和格式的附件搜索;
  • 全文搜索是受权限过滤的,没有权限的内容不能搜索出来;
  • EAS的搜索引擎作为系统的必备功能,有单独的搜索工具,而且也体现在所有的流程和操作的界面中;
  • EAS的搜索功能支持固定查询、条件查询、自定义搜索、自定义方案搜索功能;
  • 除了本身的搜索功能,EAS管理门户还支持客户前端的自由排序查找。
  金蝶EAS管理门户的搜索引擎可以应对任何对本系统的索引、定位。
 
                            
 
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